Geschäftsordnung des Vorstandes
Arbeits- und Verfahrensweisen
§ 1 Geschäftsordnung (Erlass / Änderung)
Die Geschäftsordnung kann jederzeit durch den Vorstand geändert oder aufgehoben werden.
§ 2 Sitzungsleitung und stellvertretende Sitzungsleitung
Der Vorstand wählt aus seiner Mitte eine Sitzungsleitung und eine stellvertretende Sitzungsleitung.
Die Sitzungsleitung ist verantwortlich für die Einladung zu den Vorstandssitzungen, die Aufstellung der Tagesordnung und die Durchführung der Sitzung.
Die Sitzungsleitung kann ihre Aufgaben auf ein anderes anwesendes Vereinsmitglied übertragen. Im Regelfall übernimmt die stellvertretende Sitzungsleitung diese Aufgabe.
Die Wahl erfolgt mit einfacher Mehrheit der Vorstandsmitglieder.
Die Amtszeit entspricht der Wahlperiode des Vorstands. Eine Wiederwahl ist möglich.
§ 3 Ressortprinzip und Aufgabenverteilung
Jedes Vorstandsmitglied ist für die seinem Ressort zugeordneten Aufgaben eigenverantwortlich zuständig.
Die Aufgabenverteilung ergibt sich aus den Stellenbeschreibungen, die vom Vorstand festgelegt und den Mitgliedern zugänglich gemacht werden.
Bei ressortübergreifenden Angelegenheiten stimmen sich die betroffenen Vorstandsmitglieder gegenseitig ab.
§ 4 Interne Kommunikation
Der Vorstand informiert sich fortlaufend gegenseitig über alle relevanten Vorgänge in den jeweiligen Ressorts.
Die elektronische Kommunikation des Vorstands erfolgt über die Plattform Spond, im Ausnahmefall per E-Mail. Beim Einsatz elektronischer Kommunikation gilt die Schriftform als gewährt.
Die elektronische Kommunikation dient insbesondere der Abstimmung organisatorischer Angelegenheiten sowie der Beschlussfassung im Rahmen dieser Geschäftsordnung. Inhaltliche Erörterungen, Diskussionen und vertiefte Beratungen erfolgen nicht im Rahmen der elektronischen Kommunikation. Sie sind in den hierfür vorgesehenen Sitzungen durchzuführen, um die Nachvollziehbarkeit und Ordnung des Beratungsprozesses sicherzustellen.
Interne Transparenz und zeitnahe Information haben Vorrang vor formaler Kommunikation.
§ 5 Sitzungen des Vorstands
Vorstandssitzungen finden anlassbezogen aber mindestens einmal im Quartal statt. Die Einladung erfolgt mit einer Frist von vierzehn Tagen. Auf Antrag von zwei Vorstandsmitgliedern können weitere Sitzungen einberufen werden.
Voraussetzung ist, dass der Antrag die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Angelegenheiten konkret benennt. Zudem sind die Gründe darzulegen, warum ein Zuwarten bis zur nächsten ordentlichen Sitzung nicht möglich ist.
Vorstandssitzungen finden grundsätzlich als Präsenzsitzungen statt. Abweichend hiervon kann die Sitzung digital per Videokonferenz (z.B. Microsoft Teams oder vergleichbaren Systemen) durchgeführt werden, wenn die Mehrheit der Vorstandsmitglieder dies unmittelbar nach Erhalt der Einladung befürwortet.
Die Vorstandsmitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet. Eine Absage muss der Sitzungsleitung rechtzeitig mitgeteilt werden.
§ 6 Tagesordnung
Die Tagesordnung wird von der Sitzungsleitung in Abstimmung mit den übrigen Vorstandsmitgliedern aufgestellt.
Die Tagesordnung hat alle Anträge der Vorstandmitglieder zu enthalten, die bis 14 Tage vor der Sitzung bei der Sitzungsleitung eingegangen sind.
Tagesordnungspunkte, die zu einem Beschluss führen sollen, müssen ausformuliert mit Begründung eingereicht werden.
Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern 14 Tage vor dem Sitzungstermin mitzuteilen.
In dringenden Fällen können weitere Tagesordnungspunkte nachträglich auf die Tagesordnung gesetzt werden. Voraussetzung ist die einfache Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder.
§ 7 Vertraulichkeit / Öffentlichkeit
Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich.
Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden.
Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenen Gegenstände, sind vertraulich zu behandeln.
§ 8 Beschlussfähigkeit
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend sind.
Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Sitzung von der Sitzungsleitung festzustellen.
§ 9 Abstimmung
Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden oder vertretenen Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Abwesende Vorstandsmitglieder können sich durch ein anderes, anwesendes Mitglied des Vorstands bzw. durch ein Mitglied des eigenen Ausschusses vertreten lassen. Die Übertragung des Stimmrechts auf eine anwesende Person muss der Sitzungsleitung vor Beginn der Sitzung mitgeteilt werden.
Abstimmungen erfolgen in der durch die Sitzungsleitung bestimmten Form (Handzeichen, Zuruf, schriftliche Abstimmung).
Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit seiner Mitglieder. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt.
Beschlüsse können auch außerhalb von Sitzungen gefasst werden, wenn kein Vorstandsmitglied einem solchen Verfahren innerhalb einer von der Sitzungsleitung zu bestimmenden angemessenen Frist widerspricht. Die Frist beträgt mindestens drei Tage ab Zugang der Beschlussvorlage. Die Beschlussvorlage gilt dem Vorstandsmitglied als zugegangen, wenn dem Absender die Versendebestätigung vorliegt. Für den Nichtzugang ist der Empfänger beweispflichtig.
§ 10 Niederschrift
Die Sitzungsleitung bestimmt zu Beginn einer Sitzung den Protokollführenden. Der Protokollführende kann ein Vorstandsmitglied oder eine andere geeignete Person sein und hat kein Stimmrecht, sofern er nicht selbst Vorstandsmitglied ist.
Über jede Vorstandssitzung ist ein Protokoll durch den Protokollführenden schriftlich zu führen.
Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln.
Das Protokoll ist ein Ergebnisprotokoll. Es enthält alle gefassten Beschlüsse im genauen Wortlaut mit den Abstimmungsergebnissen.
Diskussionen zu den Tagesordnungspunkten werden nicht im Detail protokolliert. Stattdessen wird zu jedem Tagesordnungspunkt, der eine Außendarstellung erfordert, ein gemeinsamer Konsenstext formuliert. Dieser Text hält den Minimalkonsens fest, der nach außen kommuniziert wird, und wird als Teil des Protokolls festgehalten.
Die für die Mitglieder relevanten Ergebnisse sind spätestens sieben Tage nach der Sitzung vom Vorstand zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung erfolgt in geeigneter Form unter Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
§ 11 Inkrafttreten
Die vorliegende Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 08. April 2026 in Kraft.